الخطر المُقلَّل من شأنه: الدفتر الوحيد والحاسوب غير المُحفوظ احتياطيًا

سواء كانت المعصرة لا تزال تعمل بالدفتر أو انتقلت بالفعل إلى ملف

إكسل على حاسوب، نفس الخطر قائم طالما أن المعلومة لا توجد إلا في

مكان واحد: فقدانها، عرضيًا كان أو مفاجئًا، يمحو دفعة واحدة ما كان

سيتطلب أشهرًا لإعادة بنائه، عندما يكون ذلك ممكنًا فقط.

الدفتر: هش بطبيعته

دفتر استلام أو إنتاج يمكن أن يبتل، يحترق، يُفقَد، أو ببساطة يضيع مع

انتقال مكتبي. طالما لا توجد منه إلا نسخة واحدة، فكل موسم مُسجَّل

فيه لا يعتمد إلا على البقاء المادي لغرض ورقي، مُعرَّض لنفس مخاطر

ميزان في الهواء الطلق: الغبار، الرطوبة، زيتون يتناثر، معالجات

متكررة.

الحاسوب غير المُحفوظ احتياطيًا: نفس الخطر بنسخة رقمية

الانتقال إلى ملف إكسل أو برنامج مُثبَّت على حاسوب واحد لا يحل

المشكلة، بل ينقلها فقط. عطل في القرص الصلب، فيروس، سرقة معدات أو

مجرد خطأ في المعالجة (ملف مُطموس، محذوف عن طريق الخطأ) يمكن أن يُفقد

في لحظة أشهرًا من الإدخال، تمامًا كدفتر مفقود - بفارق أن الفقدان

الرقمي غالبًا ما يكون صامتًا حتى لحظة محاولة إعادة فتح الملف.

لماذا يُقلَّل من شأن هذا الخطر غالبًا

خطر فقدان البيانات لا يكاد يكون مرئيًا في الحياة اليومية أبدًا:

الدفتر موجود، الحاسوب يُقلع بشكل طبيعي، كل شيء يبدو يعمل. هذا بالضبط

ما يجعله خطيرًا - لا شيء يُنذر قبل الحادثة، وكثير من المُستغلين

يكتشفون حجم المشكلة فقط يوم وقوعها، دون حل احتياطي جاهز للاستخدام.

ممارسات بسيطة، حتى دون تغيير كبير للأداة

• تصوير أو نسخ صفحات دفتر الموسم بانتظام، والاحتفاظ بهذه النسخ

في مكان مادي مختلف.

• إجراء نسخة احتياطية من أي ملف إكسل أو قاعدة بيانات مهمة، على

وسيط مختلف عن الحاسوب الرئيسي (مفتاح USB مُخصَّص، قرص خارجي، أو

خدمة تخزين عبر الإنترنت).

• عدم الاكتفاء بنسخة احتياطية واحدة: نسخة احتياطية وحيدة تبقى

عرضة لنفس الحادثة (سرقة، حريق، عطل) إذا خُزِّنت في نفس مكان

الأصل.

• التحقق من حين لآخر من أن نسخة احتياطية قديمة قابلة للقراءة

والاستغلال فعلًا، بدل اكتشاف ملف تالف يوم الحاجة إليه.

ما يُقدّمه حل مُستضاف

برنامج تسيير مُستضاف، حيث تُحفَظ البيانات على خوادم بعيدة وتُنسَخ

احتياطيًا تلقائيًا، يُزيل جزءًا كبيرًا من هذا العبء الذهني عن

المُستغل: النسخ الاحتياطي لم يعد حركة يدوية يجب تذكّر القيام بها،

بل مهمة مُتكفَّل بها بشكل مستمر، بغض النظر عما قد يحدث لدفتر أو

حاسوب محدد في الموقع.

حالة الصور والوثائق الملحقة

بيانات التسيير لا تقتصر على الأرقام: صور الدفعات، الشهادات المُستلَمة،

المراسلات المكتوبة مع مشترٍ أو مورّد، كلها مُعرَّضة أيضًا للفقدان إذا

لم تكن موجودة إلا على هاتف واحد أو حاسوب واحد. نفس ممارسات

المضاعفة تنطبق على هذه الوثائق الملحقة، المُهمَلة غالبًا رغم أنها

يمكن أن تحمل قيمة إثبات مهمة في حالة نزاع أو مراقبة.

تعيين شخص مسؤول، ولو بشكل غير رسمي

نسخة احتياطية ليست مسؤولية أحد بالتحديد نادرًا ما تُنجَز بانتظام.

تعيين، ولو بشكل غير رسمي، شخص مُكلَّف بالتحقق من تحديث النسخ

الاحتياطية، يتجنب اعتمادها على حسن نية عابرة لمن يفكر في الأمر ذلك

اليوم.

اليوم الذي يُطرح فيه السؤال فعلًا

كثير من المُستغلين لا يُقدّرون أهمية هذا الموضوع إلا يوم حادثة

حقيقية: حاسوب سُرق أثناء الموسم، دفتر تلطخ بتسرب زيت، هاتف فُقد

يحتوي على الصور الوحيدة لشهادات الموسم. وضع هذه الممارسات الاحتياطية

قبل وقوع مثل هذه الحادثة يُكلّف أقل بكثير، من حيث الوقت والطمأنينة،

من فعله بعدها.

خلاصة

• دفتر وحيد وحاسوب غير مُحفوظ احتياطيًا يُعرِّضان لنفس الخطر: فقدان

كامل ونهائي لبيانات الموسم.

• الخطر أكبر لأنه يبقى غير مرئي حتى يوم الحادثة.
• تصوير دفتر، مضاعفة ملف على وسيط مختلف، والتحقق بانتظام من النسخ

الاحتياطية، ممارسات بسيطة يجب اعتمادها.

• حل مُستضاف يُؤتمت النسخ الاحتياطي بدل ترك العبء لحركة يدوية.

للحفاظ على بيانات موسمكم بأمان، مُحفوظة احتياطيًا تلقائيًا، اكتشفوا

Oleaflo.