Chèques, traites et fin de campagne : tenir sa trésorerie quand tout tombe en même temps

Le rythme financier d'une huilerie ne ressemble à celui d'aucun autre

commerce. Pendant trois mois, tout arrive en même temps : les

producteurs veulent être payés à la livraison ou presque, les

saisonniers à la semaine, l'énergie et les consommables au fil de

l'eau — tandis que les ventes d'huile, elles, se règlent souvent

plus tard, et parfois en plusieurs fois.

Dans ce contexte, regarder le solde bancaire du jour pour décider est

à peu près aussi utile que de regarder la météo d'hier.

Le solde du jour ment, et voici pourquoi

Trois éléments faussent systématiquement la lecture.

Les chèques remis mais non présentés. Ils figurent dans vos

créances mais pas encore sur le compte. Tant qu'ils ne sont pas

encaissés, ils ne financent rien.

Les traites à échéance. Elles représentent un encaissement futur

certain — sauf impayé — mais qui n'aidera pas à payer les

saisonniers vendredi.

Les décaissements engagés mais non exécutés. Une commande passée,

une facture reçue, un salaire dû : l'argent est déjà parti, il ne le

sait simplement pas encore.

Distinguer position réelle et position théorique

La position théorique est ce que dit le relevé. La position réelle

ajoute ce qui est certain à court terme et retranche ce qui est

engagé. C'est la seconde qui permet de répondre à la seule question

qui compte pendant la campagne : est-ce que je peux payer ce qui doit

être payé la semaine prochaine ?

Tenir cette position ne demande pas un outil compliqué. Elle demande

surtout que chaque effet reçu soit suivi par étape — remis, à

l'encaissement, encaissé, impayé — plutôt que considéré comme réglé

dès qu'il est en main.

L'impayé, ce qu'il faut faire tout de suite

Un chèque revenu impayé est un événement, pas une fatalité. Trois

réflexes limitent les dégâts :

• le réimputer immédiatement sur le compte du client, pour que sa

créance redevienne visible ;

• vérifier si d'autres livraisons sont prévues pour ce client avant

de les honorer ;

• ne pas laisser passer plusieurs semaines : plus une relance est

tardive, moins elle est prise au sérieux.

Le point commun de ces trois réflexes est qu'ils supposent de savoir,

au moment de livrer, où en est le compte du client. Une information

qui arrive après la livraison ne sert qu'à constater.

Les avances, l'autre moitié du problème

Côté décaissements, les avances aux producteurs pèsent au pire

moment : avant que la moindre huile n'ait été vendue. Elles

devraient figurer dans la prévision au même titre qu'une échéance

fournisseur, avec leur solde restant à imputer.

Beaucoup de gérants ne découvrent l'ampleur du poste qu'en fin de

campagne, en additionnant. C'est précisément le moment où

l'information n'a plus d'utilité pour décider.

Quatre chiffres à regarder chaque semaine

• La position réelle à sept jours : ce qui est certain d'entrer moins

ce qui est certain de sortir.

• Le total des effets en circulation, par échéance.
• Le total des avances non encore imputées.
• Les créances échues depuis plus de trente jours.

Ces quatre lignes tiennent sur une feuille. Ce qui coûte du temps,

ce n'est pas de les lire : c'est de les reconstituer chaque semaine

à partir de sources éparpillées.

Dans Oleaflo, chaque règlement validé écrit sa ligne de trésorerie, un

paiement planifié n'écrit aucune écriture tant qu'il n'est pas encaissé,

et les échéances clients et fournisseurs alimentent une vue

prévisionnelle.