Clôturer sa campagne oléicole sans laisser d'écarts derrière soi

La fin d'une campagne ressemble rarement à une ligne d'arrivée. Les

chaînes s'arrêtent, l'équipe saisonnière s'en va, et il reste une

liste de questions dont personne ne s'était occupé pendant trois

mois : combien d'huile reste-t-il vraiment, à qui appartient-elle,

qui doit encore de l'argent à qui, et pourquoi la citerne 4 affiche

un écart de plusieurs centaines de litres.

Ce travail se fait toujours. La seule variable, c'est s'il prend

trois jours ou trois semaines — et cela se décide bien avant la

clôture.

Commencer par ce qui est physique

La première opération est l'inventaire réel : jauger chaque citerne,

chaque fût, chaque stock conditionné, et noter ce qu'on voit avant de

regarder ce que disent les registres. L'ordre compte. Un inventaire

fait en ayant sous les yeux le solde théorique a une fâcheuse

tendance à lui ressembler.

Les sous-produits font partie de l'inventaire, même s'ils sont moins

spectaculaires : les grignons encore en stock ont une valeur, et les

bassins de margine une capacité qu'il faut connaître avant l'arrêt

des évacuations.

Séparer ce qui appartient à l'huilerie du reste

C'est l'écart le plus courant, et le plus coûteux à démêler après

coup. Dans une maâsra qui travaille en façonnage, une partie de

l'huile stockée appartient à des clients qui ne sont pas encore venus

la chercher. Additionner ce stock avec celui de la société donne un

chiffre qui ne veut rien dire : ni la valeur du patrimoine, ni la

quantité vendable.

La clôture doit donc produire deux totaux distincts, et la liste

nominative de ce qui reste dû à chaque client de façonnage. Cette

liste est aussi la base des discussions de l'intersaison : un client

qui revient en mars réclamer une restitution se souvient rarement des

quantités dans le même sens que vous.

Solder les comptes avant qu'ils ne refroidissent

Trois familles de comptes méritent d'être arrêtées pendant que les

faits sont frais :

• Les producteurs : avances versées en début de campagne,

livraisons effectuées, retenues éventuelles. Une avance non imputée

se transforme en litige l'année suivante.

• Les clients : factures émises, règlements reçus, effets non

encore encaissés. Un chèque remis mais jamais présenté est une

créance qui dort.

• Les fournisseurs et les saisonniers : dernières factures,

derniers jours travaillés, indemnités convenues.

Ne pas maquiller les écarts

Un écart entre le stock physique et le stock théorique n'est pas une

faute : c'est une information. Il peut venir d'une évaporation

normale, d'un transfert non enregistré, d'une erreur de jauge ou

d'une sortie oubliée. Ce qui pose problème, c'est de le faire

disparaître en réécrivant un solde.

La bonne pratique est d'enregistrer un mouvement d'ajustement

documenté : la quantité, la date, l'auteur et le motif. L'écart reste

visible, et surtout comparable d'une campagne à l'autre. Un même

écart qui revient au même endroit chaque année finit par désigner sa

cause tout seul.

Trois contrôles qui évitent la plupart des surprises

Avant de déclarer la campagne close, trois recoupements simples

attrapent l'essentiel des anomalies.

Le premier compare, pour chaque citerne, la somme des entrées moins

la somme des sorties au volume jaugé. Un écart isolé se corrige ; un

écart systématique sur la même cuve signale plutôt un problème de

jauge ou une vanne qui fuit.

Le deuxième rapproche le total d'huile produite du total d'olives

triturées. Le rendement global obtenu doit rester cohérent avec la

moyenne des rendements par lot : un écart important veut souvent dire

qu'une production n'a pas été enregistrée, ou qu'un lot a été compté

deux fois.

Le troisième vérifie que chaque ticket de réception a bien donné lieu

à une suite : une trituration, un regroupement, ou une sortie. Un

ticket orphelin en fin de campagne est presque toujours une opération

réelle qui n'a jamais été saisie.

Ce qu'une campagne bien clôturée vous donne

Une clôture propre ne sert pas seulement à fermer des comptes. Elle

fournit la matière de la campagne suivante : le rendement réel par

variété et par producteur, le coût de revient constaté, les clients

qui paient et ceux qui traînent, les machines qui ont coûté le plus

d'arrêts. Ces chiffres sont beaucoup plus utiles en juillet, quand on

prépare la campagne, qu'en décembre quand elle est lancée.

C'est aussi le moment où la différence se voit entre une huilerie qui

a saisi ses opérations au fil de l'eau et une autre qui doit

reconstituer trois mois d'activité à partir de carnets. Dans le

premier cas, la clôture consiste surtout à vérifier ; dans le second,

à reconstruire.

Oleaflo tient ces comptes pendant la campagne — stock par citerne et

par propriétaire, soldes producteurs, échéances clients, écarts

d'inventaire tracés — pour que la clôture reste une vérification.